إدارة المشاريع كيفية العمل عليها والنجاح بها
إدارة المشاريع
إدارة المشاريع واحدة من أهم الأشياء التي يبحث عنها الكثير من الناس خاصة رجال الأعمال الصغار الذين يسعون لإنجاح مشاريعهم الخاصة.
كما يعتبر علم الإدارة العامة من أهم العلوم المتعلقة بحياة الإنسان حيث تهدف العلوم الإدارية بمختلف مستوياتها وأنواعها إلى تنظيم العمليات بشكل يحقق المصالح الفردية والجماعية.
كما تساهم العمليات الإدارية في إيجاد أفضل الحلول للمشكلات من خلال تنفيذ عمليات مناسبة ومدروسة تتناسب مع طبيعة البيئة مهني أو مرتبط بمنظمة معينة.
إدارة المشاريع
يتم إدارة المشاريع المهنية أو المرتبطة بمنظمة معينة من خلال بحوث العمليات وتحليل نظم الإدارة وأنظمة إدارة المعلومات.
كذلك علم الإدارة في مهده ذلك بهدف عكس نتائج العلوم المختلفة على النظام والواقع الإداري.
بالإضافة إلى استثمار ذلك في تطوير الواقع الإداري وتحسينه، ومن الجدير بالذكر أن إدارة المشروع مرتبطة بعلوم الإدارة العامة.
اقرأ المزيد عن: القيادة الاستراتيجية
التعريف العام لإدارة المشاريع
يمكن تعريف إدارة المشروع على أنها العملية المتكاملة التي تشمل التخطيط والتنظيم والاستخدام الأمثل للموارد من أجل تنفيذ عمل مشروع معين.
ذلك من مرحلة البداية إلى المرحلة النهائية كما هو مطلوب.
هناك مجموعة من العناصر المدرجة في التعريف من إدارة المشروع والتي من خلالها تصل هذه المشاريع إلى أهدافها المخططة.
ومن أبرز هذه العناصر:
- الموارد البشرية.
- الموارد غير البشرية.
- رأس مال المشروع.
- الوسائل الفنية المستخدمة في آليات تنفيذ المشروع في نطاقه.
- ملكية المشروع التي تنتمي إلى جهة معينة.
ويمكن أن تتخصص إدارة المشروع في مشروع لمرة واحدة، أو قد تكون إدارة المشروع مرتبطة بمشروع طويل الأجل مع نشاط مستمر.
اقرأ المزيد عن: افضل مواقع التسويق الإلكتروني
الأمور التي يشمل عليها إدارة المشروع
يشمل تعريف إدارة المشاريع وجود أنواع مختلفة من المشاريع التي يهدف القائمون عليها إلى تنفيذها بشكل يحقق الأهداف التي وضعت من أجلها.
ومن أبرز هذه الأنواع:
- المشاريع الهندسية.
- المشاريع الإنشائية.
- مشاريع تقنية المعلومات.
- والمشاريع المتعلقة بالرعاية الصحية.
وهناك بعض الخصائص التي تميزها لديها أنواع مختلفة من المشاريع عن بعضها بسبب الاختلافات في الأهداف.
كذلك ما يرتبط بذلك من حيث تنفيذ هذه المشاريع من بدايتها حتى نهايتها.
وتعد المرحلة النهائية هذه مرحلة تسليم المشروع والقيام بعمل فحوصات الجودة.
اقرأ المزيد عن: سياسة التسعير للمنتجات
مفهوم إدارة المشروع
يعد مفهوم الإدارة مفهومًا قديمًا نشأ كممارسة ثم تحول إلى علم يتم تدريسه.
فهو عبارة عن علم هلامي لا تظهر مفاصله بل ظلاله إن شئت أن تعبر عنه حيث إنه علم وفن.
والإدارة تعني تحويل المدخلات إلى مخرجات معروفة وتقديرية.
حيث إنها عملية لا تنتهي من الإجراءات حتى نهاية الشركة أو المنظمة التي تنفذ أنشطة الإدارة.
إن إدارة المؤسسات وإدارة الشركات عملية لا تنتهي أبدًا.
أي أنه لا يوجد إطار زمني لموعد التوقف وكذلك تهتم الإدارة بشكل عام بتنظيم الموارد المستخدمة في إنتاج المخرجات.
كما أن الإدارة معروف أنها لها 5 وظائف شهيرة وهي:
- التنظيم.
- التخطيط.
- التوظيف.
- الرقابة.
- التوجيه.
ولكي تتأكد من نجاح مشروعك وإتمامه بالشكل المطلوب يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة.
اقرأ المزيد عن: أفضل استراتيجية التسويق
ما الفرق بين إدارة المشروع والمؤسسة؟
يجب أولًا تحديد المشروع وما الفرق بينه وبين المؤسسة.
حيث أن المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة المترابطة التي لها بداية ونهاية.
على سبيل المثال بناء منزل كمشروع فإن الأنشطة في ذلك الوقت تبدأ بما يلي:
- بناء الأساسات.
- الأعمدة والأحزمة.
- الجدران.
- السقف وما إلى ذلك.
مثال آخر هو عملية تدريب مجموعة من موظفي الشركة، حيث يبدأ المشروع ببعض الأمور أهمها:
- دراسة احتياجات الموظفين.
- صياغة خطة التدريب.
- تصميم المحتوى التدريبي.
- تنفيذ العملية التدريبية.
- بعد ذلك الانتهاء بقياس أثر التدريب والاستفادة التي حصل عليها الموظفين الجدد.
اقرأ المزيد عن: تمويل المشروعات الصغيرة
المراحل التي يجب اتباعها لإدارة المشروعات
هناك بعض المراحل التي يجب اتباعها لمن يريد أو يبحث عن أفضل الطريق لإدارة المشاريع، وتأتي المراحل على النحو التالي:
- مرحلة التأسيس: وهي المرحلة التي يتم من خلالها صاحب المشروع تحديد مجمل أفكاره العامة للمشروع.
- كذلك مرحلة التخطيط: يتم من خلال هذه المرحلة تحديد المسار الذي سيسير عليه المشروع وكذلك الموارد التي يجب توفرها لكل نشاط في المشروع.
- مرحلة تنفيذ المشروع: ويتم خلال تلك المرحلة تنفيذ المشروع الذي تم التخطيط له.
- ومرحلة التحكم والمراقبة: ويتم في خلال تلك المرحلة مراقبة الأنشطة ثم البدء في تقييم المشروع ككل.
- وأخيرًا مرحلة الانتهاء من المشروع: تعد هذه المرحلة هي المرحلة النهائية والتي يتم فيها إغلاق حسابات المشروع وأنشطته وكذلك التأكد من تحقيق الهدف المرجو من هذا المشروع.
إدارة المشاريع تصلح لكل شيء في الحياة ولكن المهم هو معرفة كيفية إدارة هذا المشروع أو كيفية تحويل حياتك أو أنشطتك التجارية إلى مشاريع.
ظهر مفهوم يسمى المنظمات القائمة على المشروع وهو مفهوم حظي باهتمام واسع في علم إدارة المشاريع.
حيث أصبحت الشركات الكبرى مثل الشركات في قطاعي البناء والبترول والجمعيات الخيرية تدار بهذا المفهوم.
لما له من فائدة في مساعدة الشركات على تحقيق أهدافها التنظيمية.
اقرأ المزيد عن: التسويق الرقمي
عناصر إدارة المشروعات الخاصة
نحن نعيش من خلال مشاريع الحياة دون أن نعرف ذلك.
حيث أننا إذا تعلمنا مبادئ إدارة المشاريع فسوف يساعدنا ذلك في إدارة حياتنا أيضًا.
هنا يقصد إدارة المشروع كعملية إدارة الأنشطة التي يتكون منها المشروع بكل الموارد التي يحتوي عليها.
ذلك من أجل تحقيق هدف المشروع حيث تتكون إدارة المشروع من خمس خطوات رئيسية.
من الجدير بالذكر أنه يعرفها أي شخص قرأ أو درس إدارة المشروع تسمى “دورة حياة المشروع”.
هذا ويوجد العديد من العناصر التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار لتمام إنجاح مشروعك، وهي:
- الوقت:
حيث أنه من أهم عناصر إدارة المشاريع.
حيث أن استكمال المشاريع المطلوبة في الوقت المحدد يزيد من ثقة العميل.
بالإضافة إلى توفير الكثير من المصاريف المكلفة على الشركة.
- التكاليف:
تهدف إلى التحكم في التكاليف والأمور المالية من أجل زيادة إنتاج الربح.
- الموارد البشرية:
من أهم عناصر إدارة المشروع متابعة عمل الموظفين لتقييم الأداء وعملية الإنتاج بشكل منتظم ومستمر.
- المهام:
يقصد بها متابعة المهام المتعلقة بإنجاز المشروع في الوقت المناسب بالتكلفة المناسبة.
يجب متابعة جميع خطوات المشروع من الأمور الصغيرة الأولية إلى النقطة النهائية.
وقد يكون العمل بسيطًا أو معقدًا وذلك على حسب المشروع.
اقرأ المزيد عن: ربح الأموال بسهولة
الأهداف المرجوة التي يسعى لها أصحاب المشاريع
تختلف أهداف المشروع في جميع المشاريع فهي متنوعة ومتعددة لكل مشروع وذلك بحسب ميزانيته وطبيعته.
ولكن الأهداف العامة لإدارة المشروع ثابتة لا تتغير أبدًا وهي:
- زيادة الإنتاجية.
- خفض التكاليف.
- تقليل المصاريف.
- إنهاء المشروع في الوقت المتفق عليه.
- محاولة إنجاز المشروع حسب الميزانية المقررة له.
- تنفيذ كافة المتطلبات مثل: ضمان الجودة، إرضاء جميع أطراف المشروع من العميل وحتى فريق المشروع.
ما المصاعب التي تواجه صاحب المشروع
هناك نوعان من التحديات الرئيسية التي تواجه أي عملية إدارة مشروع.
حيث يعد استكمال المشروع بالتكاليف والوقت المحدد من التحديات الأولى التي تواجه أي مدير مشروع.
بالإضافة إلى تحقيق الوضع الأمثل والأنسب للمشروع.
وهو أحد أكبر التحديات وأكثرها طموحًا.
حيث يكون الوضع الأمثل والملائم هو القدرة على تخصيص المدخلات المطلوبة من أجل تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
