تحديد الأولويات من حيث الأهمية
ليس هناك ما يكفي من الوقت لفعل كل ما تريد القيام به. إنها مشكلة عالمية. ونحن جميعًا نتقبل هذه الحقيقة ونتعايش مع واقعها حتى يظهر السيناريو الأسوأ وهو أنه لا يوجد وقت كافٍ لفعل كل ما عليك القيام به. عندما تشعر أن كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك ذو أهمية حاسمة فقد حان الوقت لتحديد الأولويات لجعل قائمة مهامك أكثر قابلية للإدارة والتغلب عليها.
ما هو تحديد الأولويات؟
وفقًا لقاموس Merriam-Webster ، فإن تعريف تحديد الأولويات هو “تنظيم (الأشياء) بحيث يتم التعامل مع أهم شيء أولاً”. يتضمن ذلك في بعض الأحيان تنظيم مجموعة من المهام ، أو الأشياء التي تحتاج إلى إكمال ، وتصنيفها وفقًا لعوامل مختلفة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، الأهمية ، سواء كانت حساسة للوقت أم لا ، والمدة التي يستغرقها إكمال كل منها.
يساعدنا هذا في تحديد ما يجب التركيز عليه لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية وإنجاز المزيد. ويبدو أن هناك طريقتين شائعتين للنظر في تحديد الأولويات:
- ما يتعلق بما يجب القيام به أولاً عندما يكون لديك الكثير من المهام لإكمالها.
- ما يتعلق بإدارة الوقت ، حيث تحدد أولوياتك طوال اليوم للتأكد من أن لديك وقتًا لكل شيء.
فوائد تحديد الأولويات
إن تحديد أولويات المهام يوفر الفوائد التالية:
- يقلل من التوتر ويزيد من الإنتاجية: ستمنحك معرفة أنه ليس عليك إنهاء جميع المهام دفعة واحدة ، أو في يوم واحد ، وقتًا أكثر مرونة للتركيز على أهم الأشياء أولاً.
- يساعدك على خلق مساحة للتحقق من أخطائك: يضمن تحديد أولويات المهام تخصيص وقت كافٍ لإكمال المهام وأيضًا إجراء التغييرات اللازمة لتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية.
- يمنحك المزيد من الوقت للاسترخاء: عندما تكمل مهامك المجدولة مسبقًا في الوقت المخصص ، يكون لديك وقت كافٍ للاسترخاء وإعادة شحن جسدك للقيام بالمهام المستقبلية. يمكنك حتى تخصيص فترات راحة بين مهامك .
- يساعدك على تجنب التسويف: التسويف هو العائق الأول أمام الإنتاجية … لأنه يجبرك على إضاعة الوقت …
كيفية تحديد أولويات المهام في العمل من حيث الأهمية
استخدم هذه الخطوات لتحديد أولويات مهام مكان عملك:
1. تحقق من المهام المهمة
الخطوة الأولى هي تحديد أهم المهام اللازمة لإنجاز المهمة. قم بتعيين رتبة أو رقم أو لون أو فئة لكل مهمة وحدد مستوى كل مهمة بناءً على المواعيد النهائية. يمكن أن يساعد ذلك في العودة إلى الوراء نحو الموعد النهائي الخاص بك.
2. فصل المهام حسب مستوى أهميتها
ابدأ بالتمييز بين الأنشطة والمهام العاجلة التي يمكنك تأجيلها أو تفويضها. يساعدك تحديد المهام في معرفة المكان الذي تحتاج إلى قضاء وقتك فيه ويتيح لك البقاء على رأسه. الفئات الرئيسية لتحديد أولويات المهام هي:
- مستوى الأولوية الحرج: تتطلب المهام الحرجة اهتمامك الفوري لأنها تقود أهدافك من المشروع إلى الاكتمال. في كثير من الأحيان ، تعتمد المهام الأخرى على هذه المهام العاجلة للحصول على معلومات أو جدولة. لذلك ، ما لم تكمل هذه المهام ، لن تمضي خطتك إلى الأمام ، مما يؤثر على الموعد النهائي للمشروع.
- مستوى الأولوية الهام: تساعدك المهام المهمة وعالية المستوى على تحقيق أهدافك. يتم تحديدها من خلال التأثير أو التغيير الذي قد تحدثه المهمة على حياتك أو مشروعك. هذه مهام ومسؤوليات إستراتيجية تؤثر على أهدافك طويلة المدى.
- مستوى الأولوية المنخفض: لا تحتاج المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى أداء فوري لأن هذه المهام قد لا تؤثر على المواعيد النهائية للمشروع أو يمكنك التعامل معها لاحقًا.
3. إنشاء استراتيجية لإكمال هذه المهام
بمجرد أن تقوم بترتيب مهامك وفقًا لإلحاحها ، قسّم كل مهمة إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لتغيير مهنتك وتحتاج إلى سيرة ذاتية جديدة يمكنك القيام بالخطوات التالية:
- فصل مهمة الكتابة إلى أقسام أصغر.
- التركيز على تجربة العمل قبل أي شيء آخر لأنها تظهر مهاراتك في العمل.
- التركيز على المؤهلات التعليمية وتنسيق هذا القسم وفقًا لذلك.
- العمل في قسم الهوايات لأنه ليس بنفس أهمية خبرة العمل أو التعليم.
- يمكنك أيضًا في بعض الأحيان تفويض المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى شخص آخر بحيث يمكنك تخصيص الموارد والوقت للمهام الهامة أو المهمة.
اقرأ أيضاً: جدول ترتيب الأولويات في الحياة
كيفية تحديد الأولويات عندما تكون جميع المهام مهمة
يمكنك توقع تغيير بعض المشاريع بسبب تأثير الأحداث الخارجية وتغييرات الموظفين وإعادة تحديد الأولويات والأحداث أو المشكلات غير المتوقعة. يمكن أن يساعدك ما يلي في التعامل مع جميع الأجزاء المتحركة والمساعدة في منع تراكم الأولويات:
- قم بعمل قائمة مهام: قم بعمل قائمة بجميع المهام ، بغض النظر عن عددها أو مستوى أهميتها. ثم يمكنك تحديد ما يمكنك القيام به في يوم واحد.
- حدد المهام العاجلة مقابل المهمة: حدد المهام العاجلة التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري ، مثل العمل المطلوب لتسليم المنشورات أو الإصدارات في الوقت المحدد ، أو الوفاء بالمواعيد النهائية للعملاء ، أو إصدار المنتجات كما هو مقرر.
- قيم قيمة المهام: حدد المهام التي تحقق أكبر قيمة لك أو لشركتك أو لمؤسستك. تتضمن بعض الأمثلة التركيز على العميل قبل العمل الداخلي أو الرد على مكالمات الدعم قبل كتابة دليل تدريبي.
- افرز المهام حسب الجهد المتوقع المطلوب: بناءً على المواعيد النهائية ، ابدأ بالمهام التي تتطلب أكبر جهد لإكمالها. إذا كنت لا تستطيع التركيز على المهام الأطول لسبب ما ، فاعمل على المهام الأصغر.
- كن واقعياً: اعرف متى تقطع المهام من قائمتك للتركيز على الأولويات التي يمكنك إكمالها.
نصائح لتحديد الأولويات من حيث الأهمية
لإكمال العمل الجيد في وقت أقل ، حدد أولويات كل يوم عمل بالخطط والمواعيد النهائية المجدولة. فيما يلي بعض النصائح لتحديد أولويات أنشطة يوم العمل:
1. ضع في اعتبارك المشتتات
من الطبيعي أن تشتت انتباهك طوال اليوم ، سواء كنت قد حولت تركيزك إلى مهمة أخرى أو كنت تستجيب لزميل في العمل. قد تحتاج أيضًا إلى فترات راحة أثناء النهار للاسترخاء وإعادة التركيز. عندما تقبل حدوث الانحرافات ، فقد يكون من الأسهل إدراجها في جدولك. يمكنك أيضًا تحديد فترات الراحة ، مثل استراحة لتناول القهوة لمدة 10 دقائق في منتصف الصباح .
2. احصل على المساعدة من التكنولوجيا
مع التقدم في التكنولوجيا ، هناك العديد من أدوات الإنتاجية المتاحة التي يمكن أن تساعدك في تحديد الأولويات والبقاء في المهمة. يتيح لك تنزيل تطبيق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتتبع الوقت الذي تقضيه في مهمة معينة معرفة مدى كفاءة عملك. يمكنك أيضًا استخدام مؤقت لمساعدتك على التركيز على المهام وتخطيط فترات الراحة.
3. حدد أولوية مهمة واحدة في كل مرة
قد يكون من المغري القيام بمهام متعددة لإنجاز المزيد ، ولكن غالبًا ما يكون من الأفضل التركيز على مهمة واحدة في كل مرة. يمكن أن تضمن هذه الإستراتيجية اهتمامك الكامل بهذه المهمة حتى تتمكن من إكمالها بكفاءة قبل الانتقال إلى العنصر التالي في قائمتك.
4. استخدم أداة جدولة
حدد ما يجب القيام به يوميًا ، بحلول نهاية كل أسبوع وبحلول نهاية الشهر. يمكنك تدوين ذلك في جدول بيانات ثم تنظيم المهام في التقويم. يمكن أن تساعدك جدولة مهامك بناءً على المواعيد النهائية في الحفاظ على تركيزك والعمل بكفاءة أكبر.
5. تفويض المهام
إذا كان بإمكانك تعيين واجبات أو مشاركة المسؤوليات مع زملاء العمل ، فيمكنك إعداد قائمة بكل ما تحتاج لإكماله بحلول نهاية الأسبوع وتفويض مهام محددة للآخرين. حدد المهام التي يمكن للآخرين إنهاءها دون إشرافك وقم بتعيينها لزملائك في العمل حتى تتمكن من التركيز على المشكلات التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري.
اقرأ أيضاً: نظرية ترتيب الأولويات (وضع الأجندة)
المراجع
- appfluence Prioritization – Definition and why it’s important
- calcoast Prioritizing Your Life – The How, What, When, and Why Guide
- cuboup Priorização: Gerencie seu Tempo para o que Realmente Importa
- indeed How to Prioritize Workplace Tasks (With 5 Steps and Tips)
