كيفية إعداد خطة عمل احترافية
دائماً ما يتم طرح تساؤلات عن كيفية إعداد خطة عمل من قبل رواد الأعمال الجدد أو الأشخاص المُقبلين على إنشاء مشاريع، نظراً لأن تلك الخطة تمثل أهمية كبرى، فكلما كانت احترافية ومُحكمة وواقعية كلما ارتفعت فرص نجاح المشروع بشكل كبير للغاية، ومن خلال تلك الخطة سيضمن أيضاً رائد الأعمال تفوق المشروع وعدم تعرضه للخسائر، وفي حالة حدوث أي أزمة سيتمكن من خلال هذه الخطة العمل على حلها بكل سهولة، وهذا ما يؤكد مدى احتياج رواد الأعمال لتلك الخطط، ومن خلال هذا الموضوع سنتحدث عن كيفية إعداد الخطة الاحترافية.
أهمية إعداد خطة عمل
إن نجاح الكثير من المشاريع لم يكن أمر وليد الصدفة، بل بسبب إعداد خطة احترافية ومُنظمة مكنت القائمين على إدارة المشاريع من تحقيق هذه النجاحات التي وصلوا إليها، بالإضافة إلى أنها تشمل كافة الأهداف المطلوب تحقيقها وكافة النجاحات التي يطمح المشروع لالوصول إليها، أي أنه يمكن القول بأن هذه الخطة ستكون خط سير للمشروع، لذلك لابُد أن تكون مبنية على أهم الدراسات ومتعلقة بكل الأمور التي تخص المشروع، فإذا حدث ذلك فمن المؤكد أن نتائجها على المدى البعيد وعلى المدى القصير أيضاً ستكون إيجابية وناجحة بشكل كبير.
كيفية إعداد خطة عمل إدارية
يعتمد رواد الأعمال والكثير من الأشخاص على عدة طرق احترافية تُسهل عليهم إعداد خطة عمل قوية ومميزة، وإذا كنت ترغب في إعداد الخطة الخاصة بك عليك اتباع جميع الطرق التي تتلخص في:-
1- تحديد الأهداف
من أهم العناصر التي يمكنك البدء بها أثناء إعداد خطة عمل خاصة بك، هي وضع الأهداف التي يحتاج المشروع أو نشاط العمل إلى تحقيقها والوصول إليها، حيث من المؤكد أن لكل مشروع أهدافه الخاصة، فهناك من يرغب في التفوق في سوق المنافسة وهناك مشروع يبحث عن اكتساب عملاء جُدد، وهناك الكثير من الأهداف من هذا القبيل وأكثر، لذلك ستحتاج إلى أن تضع كافة الأهداف التي دفعتك لإعداد خطة عمل، فضلًا عن وضع استراتيجيات وأفكار تمكنك من تحقيق هذه الأهداف، لكن حاول بقدر المُستطاع جعل أهداف خطة العمل واقعية وتتوافق مع حجم العمل، كي تضمن نجاحها.
2- تحديد استراتيجية العمل
يتوجب عليك تحديد الاستراتيجية التي ترغب أن يسير بها المشروع والاستراتيجية التي ستُمكنك من تحقيق جميع الأهداف التي وضعتها في العنصر الأول من خطة العمل، يتم تحديد هذه الاستراتيجية أيضاً بحسب الأهداف التي حددتها وبحسب نوع المشروع ونشاطه، حاول قدر المستطاع تحديد استراتيجية واقعية يسهُل تحقيقها في الوقت الحالي، ومن الممكن فيما بعد، عقب أن تقوم بتحقيق جميع الأهداف التي وضعتها أن تبدأ بعمل استراتيجية حديثة تشمل أهداف أكبر، يمكن القول بأن لكل مرحلة الاستراتيجية الخاصة بها.
3- تحديد الموارد
في هذا العنصر الثالث ستقوم بتحديد الموارد التي يحتاج إليها مشروعك، قم بالسير على الاستراتيجية وخطة العمل التي تقوم بإعدادها الآن، بعد تحديد مصادر هذه الموارد ومن أين ستحصل عليها وأيضاً المصادر البديلة التي ستحصل منها على تلك الموارد في حالة حدوث أي مشكلة أو تعثر ما.
هذا الأمر سيضمن لك عدم الوقوع في أي أزمة؛ على سبيل المثال يتغافل الكثير من القائمين على إدارة المشاريع عن هذه النقطة أثناء إعداد خطة العمل، حيث يقومون بتحديد المصادر الرئيسية فقط لانتداب الموارد، وبعد ذلك إذا حدثت أي مشكلة يواجه المشروع أزمة، مما يتسبب بعرقلة خطة العمل والمشروع بالكامل.
قد يعجبك أيضًا : تطوير الذات في العمل
قم بتحديد كافة أدوار فريق العمل والموظفين لديك، كي تضمن أنهم سيعملون بشكل منظم وبمهمات محددة وبأدوار معينة، مما يضمن لك عدم وجود أي عشوائية داخل عملك، وهذا ما يجعلك تقود مشروعك أنت وفريق العمل نحو النجاح، ولكن حاول بقدر المُستطاع ألا تجعل الأدوار تتعارض مع بعضها البعض، فامنح كل موظف داخل فريق العمل مهامُه الخاصة به وأبرز الأهداف التي تتعلق بالعمل، والتي لابُد أن يعمل على تحقيقها بالكامل.
5- الثواب والعقاب
تحتاج الآن إلى إنشاء لائحة تضمن كافة القواعد والمعايير والتي على أساسها يسير العمل والمشروع، تلك اللائحة لابُد أن تشمل نظام الثواب والعقاب للموظفين، فإذا تمكن أحد الموظفين من تنفيذ جميع المهام التي تقع على عاتقه داخل العمل، يتم مكافأته وإذا كان هناك موظف يتعامل برعونة ويتسبب بتعطيل نشاط العمل يتم عقابه بنظام الخصم، بالإضافة إلى وضع كافة المعايير التي على أساسها سيتم ترقية الموظفين.
6- تحديد وقت التنفيذ
قم بتحديد جميع الأوقات التي من خلالها ستبدأ بتنفيذ هذه الخطة، لكن حاول بقدر المستطاع عدم وضع وقت قصير للغاية فتتسبب بضغط بالغ داخل نشاط العمل ولا تتمكن من تنفيذها بالكامل، في نفس الوقت لا تجعل خطتك بعيدة المدى بشكل مبالغ فيه كي لا يحدث أي تطورات تجعلك تقوم بعمل خطة عمل جديدة، لذلك حاول أن تكون واقعي في اختيار الوقت وحاول أيضاً أن تمنح كل عنصر داخل خطة العمل الوقت الكافي في تنفيذه.
كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية
بعد أن تتبع جميع الخطوات السابقة ستتمكن من إعداد خطة عمل إدارية ولكن لازال هناك تساؤل عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية كي يتم تنفيذ جميع العناصر السابقة على أرض الواقع، هذا ما سنجيب عنه من خلال السطور التالية:-
1- تحديد التكلفة المالية
قم بتحديد التكلفة المالية، حيث تحتاج لتحقيق ما تطمح إليه في خطتك؛ رأس المال، وهنا ستقوم بدراسة كافة الأمور داخل مشروعك وحجم التكلفة المالية التي سوف تنفقها، وتحديدها سيجعلك تتعامل بحكمة شديدة تستثمر أموالك في المكان الصحيح فقط، بالإضافة إلى أن هذا التحديد سيجعلك لا تتعرض مُطلقاً لأي خسائر.
قد يعجبك أيضًا : نقاط القوة والضعف في العمل
2- وسائل التسويق
احرص على بتحديد كافة وسائل التسويق التي من خلالها سيتم الترويج لمشروعك، وهنا لابُد أن تحدد أفضل الطرق التسويقية وأقوى قنوات التسويق كي تتمكن من تحقيق أهدافك، حيث يمكن القول بأن التسويق أحد أهم الركائز الأساسية التي يتم وضعها داخل أي خطة عمل تنفيذية، ويمكن القول بأن نجاح التسويق أصبح هدف، بسبب التطور الهائل الذي حدث له على مدار السنوات الماضية.
3- ترتيب المهام
كل ما عليك الآن هو أن تقوم بترتيب جميع المهام المطلوب تنفيذها منك وجميع الأهداف التي ستعمل على تحقيقها، وهنا ستحتاج إلى أن تقوم بترتيب هذه المهام عن طريق البدء بالمهام الصعبة في أقرب وقت وموعد البدء بها والانتهاء منها، بداية من المهام الصعبة وبعد ذلك البدء في المهام السهلة التي لن تأخذ وقت طويل.
4- وضع حلول للأزمات المتوقعة
لابُد أن يتم العمل على تقديم الكثير من الحلول لأي أزمة من المتوقع أن تحدث بسبب شيء ما حدث أثناء إعداد خطة العمل، فمن الممكن على سبيل المثال أن يكون هناك أزمة مالية تتعلق بشأن الحصول على الموارد، وهنا لابُد أن توفر الكثير من الحلول بشأن هذا الأمر كي لا تقوم بعرقلة مسار المشروع، بالإضافة إلى أنه من المتوقع أن يصطدم مشروعك بأزمة في المستقبل، وهنا لابُد أن تكون قد درست جميع خصائص المشروع جيداً وكل التفاصيل المتعلقة به كي تتمكن من حل الأزمة.
نصائح بشأن إعداد خطة عمل إدارية وتنفيذية
هناك بعض النصائح التي لابُد أن تتبعها أثناء إعداد خطط العمل الخاصة بك، وهذه النصائح كي تضمن نجاح جميع الخطط التي تدور برأسك وتتمكن من تحقيق أهدافك وأهداف المشروع بالكامل، ومن أبرز هذه النصائح هي:-
- حاول قدر المُستطاع أن تدرس كافة الأمور المتعلقة بالعمل قبل وضع أي عنصر داخل خطط العمل الخاصة بك.
- من الصعب تحديد رأس المال قبل عمل دراسة جدوى احترافية تتيح لك أن تنفق المال بالشكل الصحيح، احرص على الترتيب.
- اجعل خططك دائماً قابلة للتطوير وتواكب أي متغيرات في السوق، هذا ما يجعل خططك تنجح دائماً ولا تتعرض للفشل.
- اجتمع بموظفيك بالكامل وابدأ بطرح كل العناصر التي تناولتها من خلال هذه الخطة، وتأكد أنك ستجد أفكار وآراء كانت غائبة عن ذهنك.
- لا تترك نقاط داخل خطتك للصدفة بل اجعل كل عنصر مبني على دراسات واقعية.
قد يعجبك أيضًا : تعريف العمل
في النهاية تأكد عزيزي القارئ أن هذه الخطوات بالكامل ستجعلك مُتمكن من كيفية إعداد خطة عمل سواء كانت إدارية أو تنفيذية، لذلك حاول أن تتبعها بشكل مُفصل كي تحقق جميع أهدافك.
المراجع
- How to Write a Business Plan – NerdWallet
- Write your business plan
