ترتيب الأولويات وإدارة الوقت في العمل
مع بزوغ الشمس في كل صباح، تصبح قلوبنا معلقة بالكثير من الأماني راجية الله أن يكون اليوم أفضل من البارحة، وأن تتوفر السبل في تحقيق ما نتمناه، ومنها على سبيل المثال وجود حل سحري يساعدنا على ترتيب الأولويات في العمل، لأن واقعنا لا يقطن به جني علاء الدين أو مارد يحقق لنا الأحلام، لأن العمل هو ما يحقق لنا ما نتمناه من مكانة اجتماعية، على الرغم من وجود ضريبة لذلك، ألا وهي قضاء جل الوقت في العمل دون مجالسة من نحب.
الهدف من ترتيب الأولويات في العمل
إن كنت تسعى إلى نجاحك في العمل، قم أولًا بترتيب مهامك على حسب متطلباتك أو متطلبات الآخرين، أو من زاوية أخرى على حسب الموعد النهائي المحدد لتسليم مهامك، ومن الجدير بالذكر أن تطبيق هذه القاعدة لا يشترط أن تكون في العمل فقط، حيث يمكن استخدامها في الحياة الشخصية، حيث يمكنك تخصيص وقت معين لتنفيذ مهمةً ما بطريقة تضمن لك الإتيان بالثمار والنتائج المرجوة، وهذا هو الهدف الأساسي من ترتيب أولويات العمل.
استراتيجية ترتيب الأولويات في العمل
قبل التطرق بالحديث إلى خطوات وضع الأولويات في العمل، يجب الإشارة إلى أنها من أقدم القواعد التي تم ترسيخها في مجال إدارة الوقت، وأن ترتيب المهام من أهم ما يشيد به خبراء المساعدة الذاتية، وقد تبدو لك السطور التالية سهلة وبسيطة، لكنها تتطلب منك بعض الجُهد والاجتهاد، كي تنتهجها بالشكل السليم وتتمثل هذه الخطوات في التالي:
أدرج جميع المهام في قائمة واحدة
من المهم أن تضع خريطة شاملة لأدق تفاصيل يومك بدءًا من موعد الاستيقاظ، حتى الخلود إليه مرة أخرى، وانتبه أن لا تترك مهمة إلا وأن تقوم بتدوينها، لأن ذلك يساعدك بطريقةً ما على تكوين تصور كامل لما أنت قادم عليه، وهذا يعني أنك قائمتك سوف تتضمن المهام الحياتية والعملية معًا.
حدد أهمية كل مهمة على حدى
بعد تدوين المهام التي يتوجب عليك القيام بها، انتقل للخطوة الأهم؛ ألا وهي التعرف على مدى أهمية وأولوية هذه المهمة، وهل تستحق القيام بها، أم أنها مجرد مضيعة للوقت، تأكد أن هذه الاستراتيجية واحدة من أهم الاستراتيجيات، لأنه بناءً عليها يمكن التنبؤ بالأهداف بعيدة المدى التي تنتج خلالها.
في هذه الخطوة أيضًا لا تنسى أن تعطي لكل مهمة الوقت المناسب لها من خلال تجزئة الوقت بالطريقة التي تلائمك وتساعدك في الوصول لهدفك الذي لا ينفك أن يغيب عن ناظريك، ومن الأفضل أن تقوم بتنسيقها على هيئة جدول زمني.
تحديد المهام العاجلة
أضف إلى الجدول المهام الذي أعددت المواعيد النهائية لتسليمها، لأن القيام بمثل هذه الخطوة سوف يحفز من إتمام مهامك في وقت قياسي بدون مماطلة، كما ستساعدك هذه الخطوة في أولوية البدء ببعض المهام على حسب سرعة التسليم مقارنةً بغيرها، ومن مزاياها أيضًا أنها تحميك من الكسل وتأجيل المهام ما لم تنتبه لموعد التسليم، وتساعد أيضًا من زيادة الإنتاجية نتيجة لقهر الكسل والتسويف.
التمييز بين المهام العاجلة والمهمة
في هذه الخطوة قد تحتاج أن تكون نظرتك للمهام أكثر صرامة، كي تقوم على أساسها بالمفاضلة بين الأولوية العاجلة والأولوية المهمة، فيما معناه:
- قد تتعرض إلى وجود مهمة عاجلة ولكنها ليست مهمة بالقدر الكافي، يمكنك حينها إسنادها لزملاء العمل إن لم تمتلك الوقت الكافي لها وهذا ما يطلق عليه التفويض.
- على النقيض يوجد أولوية مهمة كما أنها عاجلة، يفضل حينها أن تقوم بها، لأن تنفيذها يعني جني طيب الثمار بشكل حتمي ومأكد.
- أما في حال كانت أولوية ليست عاجلة لكنها مهمة، كل ما عليك فعله هو تحديد الوقت المناسب للقيام بها في جدولك بشكل يتوافق مع موعد التسليم.
- أما إذا كانت ليست عاجلة وليست مهمة من الأفضل حذفها نهائيًا من الجدول كي لا تكون مضيعة لوقتك.
ابتعد عن تعارض الأولويات
عندما يأتي الوقت المحدد لمهمةً كما حددت لها سابقًا، احرص تمام الحرص أن تصب تركيزك بأكمله في هذه المهمة، دون التطرق إلى أخرى كي لا تتشتت، كما يجب عليك الابتعاد تمامًا عن أي مشتتات أخرى كالرسائل الهاتفية أو الإلكترونية، ولكن يجدر الإشارة إلى أن بعض المهام السهلة يمكن للبعض أن يديرها بالتوازي دون التشتت، لكن الأمر يصعب تحقيقه في المهام الصعبة والتي تتطلب منك مستوى عالٍ من الأداء.
مثال: كلفك مدير العمل القيام باستخراج البيانات الخاصة بمشروعٍ ما، وفي الوقت ذاته يطلب منك القيام بعمل شرائح عرض تقديمي لمشروع مختلف تمامًا، نتيجة للمهام المختلفة المطلوبة قد تتشتت ويختلط عليك الأمر، لذا قم بإنهاء المهم العاجل أولًا.
الجهد والطاقة المطلوبة لإنجاز المهمة
من الطبيعي عند النظر إلى قائمة مهامك الطويلة أن يصيبك بعد اليأس والنفور من العمل، نتيجة لشعورك بأنك غارق في المهام الكثير التي لا تنتهي، لكن يجب عليك عند تملكك هذا الشعور أن لا تستسلم وقم بإنجاز المهام التي تتطلب منك القليل من الجهد والوقت، لأنها ستمنحك شعور أفضل نتيجة لقلة عددهم، ولكن إذا كانت قائمة مرهقة بالفعل، قم باختيار الأولويات المهمة والتي تتطلب مجهود أقل، لأن ذلك يحفزك ويشعل بداخلك النشاط من جديد.
ثبت قائمتك في مكان واضح
القيام بهذه الخطوة يساهم بتذكيرك بما يجب عليك فعله وإنجازه بين الحين والآخر، كما يوضح لك ما قمت بإنجازه بالفعل، وللعلم يفلح الأمر مع قوائم المدى الطويل بشكل خاص، ومن الأماكن التي يمكن تعليق قائمتك عليها حائط مكتبك، أو الباب الخاص بغرفتك، أو باب الثلاجة لأنها الأماكن التي تتردد عليها باستمرار، وذلك في حال كونها قائمة ورقية، أما إذا كانت قائمة إلكترونية فيفضل أن تتركها مفتوحة في نافذة دائمًا على الحاسوب الخاص بك، ريثما تؤدي عملك.
قم بإنهاء عناصر القائمة واحد تلو الآخر
عند البدء بتنفيذ مهامك احرص بأن تقوم بتنفيذها بالترتيب على حسب أولويتها، ولا تقم بالانتقاء من هنا وهناك، لأن هذا لن يساعدك بأي شكل من الأشكال، وسوف تجد بعد مرور بضعة ساعات أنك لم تحرز ما تتمناه، وأن ما قمت به مجرد تبديد لجهدك وطاقتك؛ لذا قم بتناول عنصر وأتمه حتى النهاية، ومن ثم خذ استراحة قصيرة، ثم تابع العنصر الذي يليه.
راجع عناصر القائمة بصورة دورية
بين الحين والآخر قم بإلقاء نظرة سريعة على عناصر قائمتك، كي تقوم بشطب ما قمت بانهائه، ما أجمل هذه اللحظة؟ وما أروع مذاق الإنجاز وتحقيق الأهداف؟ في هذا الوقت هنئ نفسك و امنحها مكافأة، وبعدها استكمل العناصر التي لم تنتهِ منها بعد.
اقرأ أيضاً: جدول ترتيب الأولويات في الحياة
نصائح تساعدك في ترتيب الأولويات في العمل
حان الوقت لنتحدث عن بعض النصائح المهمة، التي يساعد اتباعها تحقيق أقصى استفادة ومنها:
- كن واقعياً قدر المستطاع في الوقت الذي تقوم بتحديده لمهمة ما، كي لا يصيبك الإحباط إن لم تنتهي منها في الوقت المحدد.
- يمكنك تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة، مما يجعلها سهلة التنفيذ وأقل تعقيدًا ورهبة.
- حدد فترات العمل لتكون ما بين نصف ساعة لساعة وهذه هي فترات التركيز المتعارف عليها، ثم خذ استراحة بسيطة.
- إذا كان لديك مهمتين تتساوى في الإلحاح والأهمية، عليك أن تبدأ بالأسهل فيما بينهم.
- اجعل أهم أولوياتك سعادتك، وسعادة عائلتك لأنهما أطيب وأجمل الثمار التي يمكن جمعها على مدار حياتك.
- وفر بعض الوقت جانبًا؛ تحسبًا لحدوث الطوارئ.
- حافظ على نزاهتك وأمانتك في أي مهمة تقوم بها.
- في حال قمت بإنجاز مهامك قبل الوقت المحدد، لا مانع أن تعرض مساعدتك على الأصدقاء والأقارب.
- أسقط من الحسبان المهام غير المهمة.
- أحسِن التخطيط للمستقبل، وضع نصب عينيك أهدافك وأمانيك ولا تتفاءل دائمًا.
مع استراتيجيات ونصائح ترتيب الأولويات في العمل التي طُرحت في موضوع اليوم، سيساعدك ذلك في تجنب تلف الأعصاب الذي يمكن أن يصيبك جراء فرط التفكير فيما يتوجب عليك فعله، لأننا نعلم جيدًا أن عاتقك قد يئن أحيانًا من ثقل المهام الملقاة عليه، لذا يجب عليك الآن أن تتعامل مع وقتك باحترافية وكفاءة أكثر دون هدر دون هدر طاقتك.
اقرأ أيضاً: مراحل تطوير الذات في العمل
