تساعدك استراتيجيات تنظيم الوقت في التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال إدارة الوقت، تتعلم تخصيص وقتك للنشاط الصحيح ، وتخصيص فترات زمنية محددة للمهام وفقًا لأهميتها ، والاستفادة القصوى من الوقت ، مع الأخذ في الاعتبار أن الوقت محدودُ دائمًا.

تعريف الوقت وتحديده

الوقت هو مفهوم يُستخدم لقياس وتحديد تسلسل الأحداث والتغيرات في العالم. يُعرف الوقت عادةً كالفترة الماضية والحاضرة والمستقبلية، ويُعتبر وسيلة لقياس مدة الفاصل بين هذه الأحداث والتغيرات.

يتمثل التحديد الزمني للوقت في استخدام وحدات زمنية معينة لقياس وتسجيل فترات الزمن. أشهر وحدات قياس الوقت هي الثانية والدقيقة والساعة واليوم والأسبوع والشهر والسنة. يتم تحديد هذه الوحدات بناءً على قواعد ومعايير متفق عليها دوليًا لتسهيل التواصل والتنسيق.

تحديد الوقت يمكن أن يكون بناءً على نظام الوقت المدني المعروف باسم التوقيت العالمي المنسق (UTC)، الذي يستند إلى توزيع الزمن العالمي على عدة مناطق زمنية. بالإضافة إلى ذلك، تستخدم أجهزة التوقيت المختلفة مثل الساعات والتقويمات لتحديد الوقت بالنسبة للأفراد والمجتمعات.

ومن المهم الإشارة إلى أن الوقت ليس مجرد مفهوم علمي، بل له أيضًا جوانب اجتماعية وثقافية وشخصية. يختلف التعامل والإدراك للوقت من ثقافة لأخرى ومن فرد لآخر بناءً على القيم والتقاليد والاعتقادات الثقافية المختلفة.

ما هي استراتيجيات إدارة الوقت؟

1. التخطيط كل يوم

واحدة من أكثر استراتيجيات إدارة الوقت فاعلية هي التخطيط ليومك.
خذ خطوة إلى الوراء من قائمتك لتقرر أي مسؤوليات معقدة لديك غدًا. تأكد من ترك بعض المساحات المفتوحة في تقويمك اليومي أيضًا. سيعمل هذا على إعداد عقلك لأعباء العمل في اليوم التالي ويسمح لك أيضًا بقبول مهام إضافية ، إذا لزم الأمر.

2. إنشاء قائمة مهام في نهاية كل يوم

غالبًا ما تكون قوائم المهام محفزة لأنها تعطي فكرة واضحة عما يجب إنجازه كل يوم. أفضل وقت لإعداد قائمة مهام هو نهاية كل يوم حتى تعرف بوضوح من أين تستأنف العمل في اليوم التالي. يمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام برنامج إدارة المشاريع.

يمكنك بسهولة:

1. إنشاء المهام.
2. تقسيمها إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.
3. تكليف المهام.
4. تعيين تواريخ البدء والاستحقاق.
5. تعيين التقديرات وتتبع الوقت الذي يقضيه.

3. اتخاذ القرار

لا يمكنك البدء في العمل دون اتخاذ قرار مسبق أو إعطاء أفكار حول كيفية التخطيط لكل عملك. هناك العديد من الأشياء التي يجب التفكير فيها ، مثل:

1. أي مهمة ذات أولوية عالية؟
2. ما هي الموارد المتاحة للقيام بهذه المهمة؟
3. ما هي المهمة التي يتعين القيام بها في وقت لاحق.

يجب اتخاذ جميع هذه القرارات قبل الجلوس للعمل ،بحيث لا تؤثر المهمة على مهمة أخرى. هذا نوع واحد من استراتيجية إدارة الوقت والتي إذا تم القيام بها بشكل خاطئ يمكن أن تؤدي إلى نتيجة سيئة.

 4. تحديد الأولويات

إلى جانب جلسات التخطيط الخاصة بك ، يجب أن تحدد أولويات الأيام والأسابيع وحتى الأشهر القادمة. سيسمح لك الاحتفاظ بعلامات تبويب حول المهام المستقبلية بتفريق أعباء العمل بطريقة تتجنب جعلك مشغولاً أو متوتراً. ستكون قادرًا على إنشاء روتين أكثر تنظيماً لأهدافك اليومية وستظل منتجًا طوال الأسبوع.

من أفضل الطرق للبدء هي عمل قائمة طويلة لكل مهمة أو واجب لديك في وظيفتك. يمكنك بعد ذلك قضاء بعض الوقت في تقسيم هذه المهام إلى مهام يومية وأسبوعية وشهرية. بمجرد أن تعرف هذه التفاصيل ، سيكون من الأسهل الاستمرار في التركيز من يوم لآخر وإكمال كل شيء في قائمة مهامك.

5. استخدام أدوات إدارة الوقت

إن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لإدارة وقتك بمزيد من الحكمة هو استخدام أكبر عدد ممكن من الأدوات لإدارة وقتك. هناك الكثير من برامج الكمبيوتر وتطبيقات الهواتف الذكية في انتظارك لتجعل حياتك أسهل بمجرد تنزيلها. حتى إضافة أداة واحدة لإدارة الوقت إلى ذخيرتك يمكن أن يوفر لك ساعات من العمل كل أسبوع.

6. تحديد أوقات الإنتاج

الشخص الصباحي القادر على الاستيقاظ بنشاط حتى قبل انطلاق المنبه ، من المحتمل أن يكون قادرًا على إنجاز المزيد من العمل في الأجزاء المبكرة من اليوم. في حين أن الشخص الليلي قد يتحرك ببطء أكثر قليلاً عندما يستيقظ ويحتاج إلى بعض الوقت لبدء العمل المعتاد. عادة ما يكون هؤلاء الأشخاص قادرين على تحقيق مستوى أعلى من الإنتاجية في فترة ما بعد الظهر.

أيًا كان الجانب الذي تتواجد فيه ، قرر متى تكون مستيقظًا ومتيقظًا ومتحفزًا. سيكون هذا هو وقتك للقيام بعملك العميق وإنجاز المزيد من مهامك اليومية.

7. إزالة عوامل التشتيت

تتضمن بعض أكبر عوامل التشتيت في مكان العمل ما يلي:

1. الهواتف الذكية
2. وسائل التواصل الاجتماعي
3. الإنترنت
4. البريد الالكتروني
5. زملاء العمل
6. الاجتماعات (ما لم يكن اجتماعًا قويًا ومثمرًا).

على الرغم من أنك قد لا تتحكم دائمًا في جداول الاجتماعات ، إلا أن لديك طرقًا للتخلص من عوامل التشتيت الأخرى التي يمكن أن تثبط إنتاجيتك.

• لتجنب هاتفك الذكي وعالم الوسائط الاجتماعية المليء بالوقت ، ضع هاتفك في وضع الصامت وضعه في درج مكتب أثناء العمل.
• بالنسبة لأشياء مثل البريد الإلكتروني يمكنك تعيين أوقات لمراجعة الصندوق الوارد الخاص بك مرتين إلى ثلاث مرات في اليوم.
• بينما يجب أن تكون دائمًا صادقًا ومهنيًا عند التواصل مع زملائك في العمل ، إذا كان أحدهم يشتت انتباهك عن عملك ، فلا بأس من إخباره بلطف بأنك مشغول .

8. تجنب تعدد المهام

أظهرت الدراسات النفسية أن تعدد المهام لا يوفر الوقت. في الواقع ، غالبًا ما يكون العكس هو الصحيح. تفقد الوقت عند التبديل من مهمة إلى أخرى ، مما يؤدي إلى فقدان الإنتاجية .

قد يؤدي تعدد المهام الروتيني إلى صعوبة في التركيز والحفاظ على التركيز. ابذل قصارى جهدك للتركيز على مهمة واحدة فقط في كل مرة عن طريق إبقاء منطقتك خالية من المشتتات ، بما في ذلك إيقاف تشغيل الإشعارات على أجهزتك ، وتخصيص وقت مخصص لمهام محددة.

 9. استخدام المؤقت

إن استخدام عداد الوقت قد يكون أحد أفضل تقنيات إدارة الوقت المتوفرة. يمكن أن يكون ضبط عداد الوقت طريقة فعالة لتذكيرك بفترات الراحة ، وتعيين حدود زمنية ، بل وتجعلك أكثر إنتاجية. يعد توقيت فترات الراحة من يومك جزءًا ملحًا من أي يوم عمل حيث يمنحك وقتًا بعيدًا عن مكتبك وفرصة لتصفية ذهنك لفترة قصيرة قبل العودة إلى العمل.

اقرأ أيضاً: أهمية إدارة الوقت في حياتنا

مزايا إدارة الوقت

توفر إدارة الوقت أيضًا مزايا متنوعة لعمل أكثر كفاءة. فيما يلي أهمها:

1. زيادة الإنتاجية والكفاءة

إذا تعلمت إدارة وقتك الثمين وتوزيعه بشكل أفضل ، فيمكنك تحسين تركيزك بشكل كبير على المهام المختلفة التي يتعين القيام بها. والنتيجة عمل أكثر كفاءة. سوف تضيع وقتًا أقل ، مما يؤدي إلى إنجاز مهامك بشكل أسرع، وهذا يمنحك المزيد من الرضا.

2. تخفيف ضغط العمل

إذا لم يكن لديك سيطرة على وقتك ، فيمكنك أن تشعر سريعًا بالإرهاق والتعب والتوتر المتزايد. من خلال الإدارة الفعالة للوقت :

• تكون قادرًا على تخصيص وقتك بشكل صحيح ، بحيث لا تنجرف بالتوتر والمشاعر الأخرى غير السارة.
• تتمكن من تقدير الوقت اللازم لإكمال مهام محددة بشكل أفضل.
• ستعرف بشكل مباشر ما إذا كنت ستفي بالموعد النهائي أو إذا كنت بحاجة إلى اتخاذ تدابير إضافية.

3. اتخاذ قرارات أفضل

نعلم جميعًا من التجربة أن الوقت يلعب دورًا مهمًا في اتخاذ قرارات جيدة. في الواقع، إذا كان لديك شعور بأنك في عجلة من أمرك من جميع الجوانب أو أن الوقت قد نفذ ، فستتخذ بسرعة قرارًا ليس صحيحًا ومتوازنًا دائمًا.

تزيل إدارة الوقت هذه الضغوط والتوترات ، لذا يمكنك التفكير في جميع الخيارات ثم الوصول إلى استنتاجاتك. بهذه الطريقة تتجنب المشاكل غير الضرورية.

4. مزيد من الوقت للهوايات والأنشطة الممتعة

من المؤكد إنك تحتاج إلى وقت للاسترخاء وممارسة الهوايات التي تحبها. بفضل الإدارة الفعالة للوقت ، ستتمكن من إكمال مهامك ومشاريعك بسرعة أكبر دون المساس بجودة عملك. بهذه الطريقة ، سيكون لديك المزيد من الوقت للاسترخاء أو ممارسة الهوايات أو الأصدقاء والعائلة.

5. حياة مهنية ناجحة

تعتبر إدارة الوقت مفتاحاً مهماً لحياة مهنية ناجحة. من خلال الإدارة الجيدة لوقتك وتوزيعه ، ستتمكن من تحسين نتائجك يومًا بعد يوم وستتخذ قرارات أفضل. سيكون لهذا التطور تأثير إيجابي بطبيعة الحال على الطريقة التي يقيم بها مديرك أداءك ، وبالتالي حياتك المهنية.

اقرأ أيضاً: كيفية إدارة الوقت بفاعلية

المراجع

• toggl 12 Time Management Strategies of Highly Effective People
• proofhub 22 Effective Time Management Strategies for Work
• lucemiconsulting The Top 10 Benefits of Time Management