أهمية إدارة الوقت في حياتنا وطرق استثماره
لعلك تدرك أهمية إدارة الوقت في حياة الأشخاص الناجحين، فإنّ كافّة الشركات الصغيرة والأشخاص المستقلين بحاجة إلى زيادة الوقت المتاح لديهم إلى أقصى حد لتنمية أعمالهم.
ويمكن أن تساعد مهارات إدارة الوقت المناسبة في القيام بذلك، وتعد إدارة الوقت أمرًا مهمًا حتى يتمكن أصحاب الأعمال من تحديد أولويات جميع مهام العمل وتحقيق أهدافها بشكل أسرع.
عندما تدير وقتك بشكل أفضل، ستكون قادرًا على اغتنام الفرص الجديدة وتنمية أعمالك بطريقة مستدامة.
ما هو مفهوم إدارة الوقت ؟
إدارة الوقت هي إستراتيجية التخطيط للوقت المتاح لديك والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام محددة من أجل العمل بكفاءة أكبر، وتأتي الإدارة الفعالة للوقت أسهل بالنسبة لبعض الأشخاص مقارنة بالآخرين، ولكن يمكن للجميع تطوير عادات لتحسين مهاراتهم في إدارة الوقت.
بدون إدارة قوية للوقت، يمكن أن تعاني في أمور تتعلق بعملك ورفاهيتك وحياتك بشكل عام، ويمكن أن يؤدي إلى:
- إنتاج عمل رديء الجودة
- عدم الالتزام في المواعيد النهائية
- زيادة مستويات التوتر لديك
- اختلال التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك
- الإضرار بسمعتك المهنية
بدلاً من ذلك، إذا كان لديك بالفعل وظيفة، فمن المحتمل أن يكون لديك مجموعة متنوعة من المسؤوليات لمساعدة الشركة على تحقيق أهداف معينة. ويعد الحفاظ على التقويم والاجتماعات والمهام أمرًا ضروريًا للنجاح في دورك.
أن تكون حاضرًا ومركّزًا بشكل كامل من مهارات إدارة الوقت القوية. على سبيل المثال، إذا كنت متأخرًا على اجتماع ويجب عليك العمل في مشروع نسيت أنه كان مستحقًا أثناء حديث الناس، فقد تفوتك معلومات مهمة يمكن أن تساعدك على أن تكون أفضل في عملك.
تتيح لك إدارة وقتك جيدًا أيضًا أن يكون لديك مساحة لتكون مبدعًا واستباقيًا مع أهدافك، وعندما يكون لديك وقت محدد مخصص لإكمال مهامك، يمكنك أيضًا إتاحة الوقت للتفكير في الصورة الكبيرة لك ولشركتك.
ماهي أهمية إدارة الوقت؟
تعد ادارة الوقت مهمة لأنها تساعدك على التحكم في يوم عملك حتى تتمكن من بناء عملك دون المساس بتوازنك بين العمل والحياة. كما وتساعدك في تحقيق أسمى الأهداف والغايات في عملك، وفيما يلي سبع فوائد للإدارة السليمة للوقت:
1. تحسين الأداء
عندما تتعلم تخصيص وقت من يومك لجميع مهامك المهمة، سيكون لديك فكرة أفضل عن كل ما تحتاج إلى إنجازه والوقت الذي تستغرقه كل مهمة. عندما يكون لديك جدول زمني يجب اتباعه، ستجد على الأرجح أنك تقضي وقتًا أقل في تحديد ما يجب العمل عليه أو المماطلة، والمزيد من الوقت في الانخراط في العمل المهم.
يمكن أن تساعدك إدارة الوقت على التركيز فقط على المهام الأساسية التي تنتظرك وتجنب الانشغالات التي تستغرق وقتًا طويلاً.
2. إنتاج عمل أفضل
عندما لا تتسابق باستمرار للوفاء بالموعد النهائي، يمكنك بذل المزيد من الجهد والتفكير في عملك. تساعدك إدارة الوقت في تحديد أولويات مهامك بحيث تضمن أن لديك وقتًا كافيًا متاحًا لإكمال كل مشروع. وتزداد جودة عملك عندما لا تتسرع في إكماله قبل الموعد النهائي الذي يقترب بسرعة.
3. تسليم العمل في الوقت المحدد
تتضمن إدارة وقتك بشكل صحيح تعيين كل مهمة في قائمتك إلى فترات زمنية محددة. يستخدم العديد من الأشخاص إدارة الوقت للسماح لأنفسهم بعدة أيام لإكمال المشروع، أو إنهاء المشروع قبل الموعد المحدد لتوفير مخزن مؤقت لأي تحديات قد تظهر.
إذا قمت بجدولة الوقت اللازم لإكمال عملك بشكل صحيح، فستتمكن من الالتزام بالمواعيد النهائية في كل مرة.
4. التقليل من التوتر أثناء العمل
من السهل أن تشعر بالقلق عندما يكون لديك قائمة كاملة بالمهام التي يتعين عليك إنجازها في العمل وفي حياتك الشخصية. يمكن أن تساعدك الإدارة الجيدة للوقت في تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك وتخصيص الوقت اللازم لأهم مهامك، حتى تعرف بالضبط ما عليك القيام به ومقدار الوقت المتاح لك لإكمال كل شيء.
ويمكن أن يساعد تحديد أولويات مهامك وإعطاء نفسك وقتًا كافيًا لإنجازها في تقليل مستويات التوتر لديك.
5. تحسين فرص العمل
يمكن أن تساعدك إدارة الوقت في أن تصبح موظفًا أكثر موثوقية ويقدم دائمًا أعمالًا عالية الجودة بحلول مواعيد الاستحقاق. وهذا بدوره سيجعلك أكثر قيمة كعامل ويحسن سمعتك المهنية، مما يمكن أن يساعدك في إيجاد فرص جديدة لتوسيع حياتك المهنية.
6. تعزيز ثقتك بنفسك
عندما تدير وقتك بشكل صحيح وتفي بالمواعيد النهائية بنجاح، ستشعر بالإنجاز والثقة في قدراتك. يعد إنهاء قائمة المهام اليومية باستمرار حافزًا كبيرًا يمكن أن يدفع الأشخاص إلى زيادة تحسين مهاراتهم في إدارة الوقت واغتنام فرص عمل جديدة.
7. تصبح أكثر كفاءة
عندما تفهم كيفية إدارة وقتك بفاعلية، ستصبح أكثر تركيزًا في العمل مما يسمح لك بإنجاز المزيد بوقت أقل. على سبيل المثال، بدلاً من محاولة العمل في مشروع كبير عندما يكون لديك خمسة عشر دقيقة متفرغة قبل الاجتماع، يمكنك إنجاز بعض المهام الصغيرة في ذلك الوقت وحفظ المهام الأكبر التي تتطلب المزيد من القوة الذهنية عندما يكون لديك كمية كبيرة من الفراغ. ستكون قادرًا على العمل بكفاءة أكبر لتحقيق المزيد في وقت أقل.
اقرأ أيضاً: كيفية إدارة الوقت بفاعلية
أساسيات إدارة الوقت
تحسين مهاراتك في إدارتك للوقت يجعلك أكثر إنتاجية وأقل توتراً فيما يلي ست خطوات سهلة لتحسين إدارة وقتك:
1. التخطيط مسبقًا لـ إدارة الوقت
يعد التخطيط لوقتك مسبقًا أهم عنصر في الإدارة الجيدة للوقت. افهم متى تكون أكثر إنتاجية: ربما تكون أكثر يقظة في أول شيء في الصباح ، أو ربما تقطع خطواتك في الليل. احفظ المهام الأكثر أهمية وتحديًا عندما تكون إنتاجيتك في أعلى مستوياتها. جدولة مهام أبسط أو أصغر في الأوقات التي تكون فيها أقل يقظة. احصل على فكرة جيدة قبل أن تبدأ كل يوم عن مقدار الوقت الذي ستقضيه في العمل على كل شيء في قائمة مهامك.
2. تحديد أولويات المهام
قم بتقييم كل مشروع تحتاج إلى العمل عليه لتحديد المهام الأكثر إلحاحًا والأهمية وجعلها أولوية قصوى بالنسبة لك في اليوم. اترك المهام أو المشاريع الأقل أهمية التي لم تصبح ملحة بعد في وقت لاحق ، عندما يكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على تلك المشاريع الأقل أهمية.
3. القضاء على تشتيت الانتباه
تشتيت الانتباه من أكبر العوامل التي تؤدي إلى تقليل في الإنتاجية. فيمكن لمواقع التواصل الاجتماعي والهواتف الذكية وزملاء العمل المزعجين تشتيت انتباهك عن أولوياتك وإخراج جدولك عن مساره.
يتشتت انتباه ثلث الموظفين لمدة تصل إلى ثلاث ساعات من يوم العمل. إذا وجدت أنّ بعض عوامل التشتيت تشكل إغراءًا كبيرًا لك، ففكر في ترك هاتفك الذكي مغلقًا في درج مكتب أثناء النهار، أو استخدام امتداد متصفح لحظر مواقع الويب التي تشتت انتباهك كثيرًا.
4. لا تكثر المهام
قد يبدو تعدد المهام طريقة جيدة لإنجاز المزيد من العمل، لكنه في الواقع يقلل من إنتاجيتك. بدلاً من إكمال عدة مشاريع، ينتهي بك الأمر بالبدء في أي منها ولكن لا تنتهي. أفضل طريقة لإدارة وقتك هي التركيز على مهمة واحدة في كل مرة وإعطائها اهتمامك الكامل أثناء العمل عليها لتجنب الأخطاء.
5. كافئ نفسك على العمل الجيد
يمكن أن تكون المكافآت حافزًا كبيرًا لإدارة الوقت بشكل جيد. امنح نفسك مكافأة صغيرة مقابل كل مهمة تنجزها في اليوم. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفال بإنهاء تقرير بأخذ قسط من الراحة لمدة 15 دقيقة بالخارج. تحافظ المكافآت على دوافعك في العمل ويمكن أن تساعدك على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
6. لا تضيع وقتك في الانتظار
الوقت الذي تنتظره في مشروع ما هو الوقت الضائع. الآن، نحن لا نقترح عليك أن تكون غير صبور، وكل ما في الأمر أنّ كل مشروع يحتاج إلى أن يكتمل في غضون إطار زمني محدد ويمكن بسهولة قضاء الوقت الذي أهدرته في الانتظار بشكل أفضل في مكان آخر.
إذا كنت تبحث عن أفكار، ففكر في الاستماع إلى بودكاست أو اقرأ بعض التدوينات المفيدة في المدونة أثناء انتظار معلومة مهمة أو نصيحة في مشروع ما. وسيساعدك هذا على إعادة تحفيزك للعودة إلى المسار الصح.
خطوات إدارة الوقت
إدارة الوقت إنها مشكلة قديمة. عندما تذهب بمفردك ، يجب أن تكون قادرًا على تتبع وقتك الخاص ومحاسبة نفسك. حتى مع وجود كل التقنيات الموجودة في العالم في متناول أيديهم ، فإن حتى الشركات التقنية الناشئة تشتهر بضعف إدارة الوقت. فيما يلي 10 نصائح لمساعدتك على إدارة وقتك بشكل أفضل قليلاً.
1. افهم كم من الوقت لديك
أول شيء تحتاج إلى تحديده هو مقدار الوقت الذي تقضيه في اليوم. كن صادقًا مع نفسك: ما المدة التي تقضيها في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها؟ ما المقدار المخصص للاجتماعات؟ وهل تحتاج حقًا إلى استراحة لمدة ساعتين؟
بمجرد أن تحدد حدودك، يمكنك بعد ذلك البدء في تخصيص الوقت الذي تحتاجه لقضاء جوانب مختلفة من عملك. يبدو الأمر بسيطًا ولكن الكثير منا يغفل هذه الخطوة البسيطة. التخطيط المسبق سيوفر عليك الكثير من العناء.
2. ضع قيمة على وقتك
“الوقت هو المال” كما يقول المثل القديم وقد حان الوقت لوضع ثمن لوقتك. لن يساعد هذا في التكاليف الإجمالية لبدء التشغيل فحسب، بل سيسمح لك أيضًا بإدارة عبء عملك. وسوف تجني أعمالك المكاسب؛ بسعر أقل وقد ينتهي بك الأمر بالعمل لفترة طويلة في الوظائف منخفضة القيمة. الوقت مورد محدود ومكلف وإدارة وقتك هي أحد أصعب جوانب إدارة عملك الخاص.
3. إعطاء الأولوية
لقد مررنا جميعًا بتلك الوظيفة المزعجة التي تمثل أولوية قصوى لا يمكنك البدء بها. في حين أنّ معظم الشركات الصغيرة جيدة جدًا في تعدد المهام بطبيعتها، كما وتظهر الأبحاث أنّ إعطاء الأولوية لإدارة الوقت بشكل أفضل سيساعدك على البقاء تحت السيطرة.
هل تجد صعوبة في تحفيز نفسك على تحديد الأولويات؟ لماذا لا تحاول استخدام نظام المكافآت الشخصية.
في كل مرة تقوم بعمل جيد أو تنجز مهمة كبيرة، كافئ نفسك بنسب صغيرة. أفضل مكان للبدء هو مكافأة نفسك على تحقيق أهداف ذات حجم معقول.
4. جعل قوائم المهام معقولة
ليس هناك ما هو أسوأ من أن تشغل نفسك بمائة وظيفة لتقوم بها ولا تصل إلى النهاية أبدًا. لذلك ضع قوائم مهام معقولة، مع وضع قيود الوقت في الاعتبار، واشعر بالإيجابية التي يجلبها وضع علامة على كل مهمة مكتملة.
ولا تقلق إذا كانت قائمتك ليست طويلة فالقوائم الأقصر هي الأفضل في الواقع. ويُظهر تقسيم المشاريع الكبيرة إلى تكرارات صغيرة تقدمًا واضحًا وسيحفزك وأنت تتحرك نحو المنتج النهائي.
إذا كنت تضع لنفسك باستمرار أهدافًا غير منطقية، فسوف تبطئ نفسك فقط، والمشاعر السلبية لوجود قائمة غير مكتملة يمكن أن تلحق أضرارًا جسيمة بثقتك بنفسك.
5. كن حاسمًا في إدارة الوقت
قرر كل يوم ما هي الأهداف حسب الأهمية (الموعد النهائي ، حجم العمل ، إلخ) والتزم بها. وإذا كنت تعمل في مكتب مشترك، فتجنب المحادثات غير الضرورية حتى تنتهي من مهمتك.
لا تتعثر في المكالمات الهاتفية الطويلة عندما يكون لديك موعد نهائي لتسليم العمل واكتب ردودًا قصيرة مهذبة على رسائل البريد الإلكتروني لإبقاء خطوط الاتصال مفتوحة.
6. حافظ على تركيزك
حاول ألا تدع الإلهاء يسيطر عليك. بحيث يعد التركيز على الوظيفة المحددة التي تقوم بها هو مفتاح نجاحك كشركة صغيرة ناشئة.
حاول الحفاظ على تركيزك لفترات قصيرة من الوقت، قل 20 دقيقة في كل مرة، ثم خذ استراحة قصيرة قبل العودة للعمل مرة أخرى.
سيساعدك الانتباه إلى المدة التي يتعين عليك قضائها لكل مهمة على ضمان بقائك ضمن الأطر الزمنية الخاصة بك.
ومن السهل تشتيت انتباهك من خلال العناصر التي تبدو عاجلة والتي تظهر، خاصة إذا كنت تعرف بالفعل كيفية التعامل معها. على سبيل المثال، من الممكن أن يكون هناك أسئلة تأتي من العملاء طوال اليوم والتي يمكن الإجابة عليها بسرعة من منظور معين. ومع ذلك لا ينبغي الترك يز على المهام المهمة ولكن الأقل وضوحًا التي ستخصصها لنفسك في اليوم واترك الأمر للموظف المختص لمعالجة السؤال.
7. استخدم التكنولوجيا في إدارة الوقت
هناك وفرة من أدوات إدارة الوقت المتاحة عبر الإنترنت مثل ClickUp و Toggl على سبيل المثال لا الحصر، والتي يمكنك الاختيار من بينها.
كما وهناك تطبيقات لمراقبة مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام معينة، وهناك أجهزة ضبط الوقت السريع، وهناك تطبيقات لحظر مواقع التسويف، وهناك تطبيقات لأيام.
8. السيطرة على التوتر
في حين أنّ بعض الإجهاد قد يدفعك في الواقع إلى تحقيق الأهداف في الوقت المحدد، فإن الكثير من التوتر يجعل العمل الفعال مستحيلًا.
هناك الكثير من الأشياء التي يمكن للناس القيام بها لتقليل التوتر. وربما يعرف معظم الناس ما يمكنهم فعله. ولا يتعلق الأمر بقلة معرفة ما يجب فعله لتقليل التوتر. إنه مهم لمعرفة أنه عليك القيام به.
قد يؤدي الإجهاد إلى إضاعة الوقت في القلق بشأن كيفية قيامك بمشروع ما، بل وسيقلل من إنتاجيتك.
9. خذ استراحة
ضع في اعتبارك أن التوتر والوقت يسيران جنبًا إلى جنب، وإذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، فقد ينتهي بك الأمر بالشعور بأن لديك وقتًا أقل لتحقيق أهدافك.
اعلم أن تمديد الوقت هو شعور مزعج والسلبية هي وحش الإنتاجية النهائي. فلا تستعجل الأمور، وخذ فترات راحة منتظمة واعمل بشكل منهجي من خلال قائمة الوظائف الخاصة بك للقيام بها حسب الأولوية.
سيؤدي أخذ فترات راحة قصيرة منتظمة إلى التأكد من أنك ستشعر بتعب أقل في نهاية اليوم ومن المحتمل أن تحقق الكثير في هذه الأثناء. كن على دراية بقدراتك واهتم بعبء عملك.
10. الانتهاء في الوقت المحدد
التزم بمواعيدك النهائية ولا تختلق الأعذار أبدًا،توذكر أنك إذا واصلت تجنب العمل، فسوف يتراكم في النهاية. سيساعدك التعامل مع العمل عند حدوثه على أن تكون أكثر كفاءة، لكن تذكر أن تغادر المكتب في وقت معقول. وإنّ إجهاد نفسك ليس فكرة جيدة أبدًا، والتعامل بلطف مع نفسك هو جزء من فلسفة الإدارة الجيدة للوقت.
متطلبات إدارة الوقت
من خلال وظائفنا اليومية وحياتنا المزدحمة، يمكن لمعظمنا استخدام القليل من التحسين في قسم إدارة الوقت. الحياة مزدحمة وغالبًا ما نجد أن 24 ساعة في اليوم لا تكفي.
إذا كنت تمتلك مركزًا لرعاية الأطفال أو تديره أو تعمل فيه، فمن المحتمل أن تكون على دراية كبيرة بعبء العمل الهائل. إذا وجدت نفسك تكافح من أجل البقاء هادئًا أثناء القيام بمهامك اليومية، فإليك ثلاثة أشياء يجب وضعها في الاعتبار لمساعدتك على إدارة وقتك بشكل أفضل.
1. تنظيم إدارة الوقت
من السهل قول ذلك ثم القيام به، فإن التنظيم هو أحد أكثر سمات الشخصية المرغوبة. ضع في اعتبارك، على الرغم من أن البعض يميلون إلى التنظيم أكثر من البعض الآخر، إلا أن هذا ليس شيئًا يقع في مكانه الصحيح. يتطلب الأمر تصميمًا وانضباطًا وعملًا ثابتًا، وحتى الأشخاص المنظمون الذين نحسدهم يتطلعون دائمًا إلى التحسين. ولحسن الحظ، يمكن للتكنولوجيا اليوم أن تساعد في تنظيم أيامنا. أصبحت التقويمات والتذكيرات التي تتزامن مع جميع أجهزتنا ضرورية لتنظيم الأحداث وجدولة الاجتماعات. كما وهناك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكن أن تساعدك على البقاء منظمًا وعلى رأس كل ما عليك القيام به. استفد من هذه الأدوات المفيدة واجعل التنظيم جزءًا من حياتك.
اقرأ أيضاً: ترتيب الأولويات وإدارة الوقت في العمل
2. وضع الأهداف
في الحياة نحن بحاجة إلى دفع أنفسنا لتحقيق النجاح. فإنّ أنجح الناس يتحدون أنفسهم كل يوم. يجد العديد من العاملين أنفسهم مشغولين ويركزون على تقديم خدمة مهمة لمجتمعهم، ولكن من المهم ألا يفعلوا ذلك على حساب إدارة أعمالهم.
ابدأ على مستوى عالٍ بإنشاء خطة عمل، وانظر إلى مكان مركزك اليوم وخطط للمكان الذي تريده أن يكون في المستقبل. يعد تحديد الأهداف أمرًا مثيرًا وإكمالها مفيد للغاية.
اتخذ الخطوات اللازمة لإتقان مهمة إدارة وقتك. ونتيجة لذلك، ستشعر بإنجاز أكبر وأقل توترًا وسيكون لديك المزيد من الوقت.
أهداف إدارة الوقت
إدارة الوقت تشير إلى مهارة التخطيط والتنظيم الفعال للوقت المتاح بهدف زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف المحددة. تهدف إدارة الوقت إلى استغلال الوقت بشكل أكثر فاعلية وترتيب الأولويات وتنظيم المهام والأنشطة بطريقة تضمن إتمام المهام المهمة والضرورية في الوقت المحدد. وفيما يلي بعض أهم أهداف إدارة الوقت:
- زيادة الإنتاجية: تهدف إدارة الوقت إلى تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح لتنجز المهام المطلوبة بكفاءة أعلى. عندما يتم تحقيق ترتيب الأولويات وتخصيص الوقت بشكل صحيح، يمكن زيادة مستوى الإنتاجية الشخصية والمؤسساتية.
- تحقيق الأهداف: يساعد تخطيط وإدارة الوقت في تحقيق الأهداف المحددة. من خلال تحديد الأهداف الفردية وتخطيط الوقت بشكل مناسب، يمكن تحقيق التقدم المستمر نحو تحقيق تلك الأهداف وتجنب التشتت والتسويف.
- تقليل التوتر: عندما يتم تنظيم الوقت بشكل فعال، يتحسن التنظيم الشخصي ويقل التوتر والضغط. يساعد تحديد الأولويات والجدولة الجيدة في تجنب الإجهاد الناتج عن التأخير والإنجازات غير المكتملة.
- تحسين الجودة: إدارة الوقت الجيدة تمكن من تخصيص الوقت الكافي للمهام وتنفيذها بجودة عالية. بواسطة تحديد الوقت المناسب للمهام المختلفة والتركيز على المهام الحيوية، يمكن تحسين الأداء وزيادة مستوى الجودة.
- تحقيق التوازن: تساعد إدارة الوقت في إيجاد التوازن المناسب بين الحياة الشخصية والعملية. بتحقيق التناغم بين الأنشطة المختلفة وتحديد الأولويات بشكل صحيح، يمكن للأفراد تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية والاستمتاع بوقتهم.
باختصار، تهدف إدارة الوقت إلى زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف وتحسين الجودة وتقليل التوتر وتحقيق التوازن الشخصي والمهني.
المراجع
- Benefits of Time Management – Lucemi Consulting
- Time Management – Meaning and its Importance
