بناء الشخصية

كيفية إدارة الوقت بفاعلية

كيفية إدارة الوقت بفاعلية

الحياة تدرج تراكمي من دقائق وثوانٍ تمر على الكثيرين بسرعة في شكلها التقليدي من ساعات وأيام، ولكن الفيصل الأهم بينهم كيفية إدارة الوقت وتنظيم يومهم من أجل تحقيق طموحاتهم، وهو كلمة السر في حياة الناجحين والعظماء، وقد تكون على دراية بأهمية الوقت ولكن لا تستطيع تخطيط يومك وتنظيمه، سنساعدك في نقاط محددة على معرفة كيفية تخطيط وقتك بفاعلية وطرق الاستفادة من يومك، برجاء الاستمرار معنا عبر السطور القادمة.

أهمية إدارة الوقت

أثبتت عدد من الأبحاث في الطب النفسي أن عدم القدرة على إدارة الوقت وإهداره بدون هدف يقف وراء الكثير من الاضطرابات النفسية التي يتم تشخيصها سنويًا، فالشعور بالفشل وعدم الإنجاز يتسبب في تدني الثقة بالذات والدخول في حالة من العزلة والاكتئاب، بالإضافة إلى عدم القدرة على التفاعل الاجتماعي والمهني مما يفقد الشخص تقديره لذاته.

سواء كنت طالبًا أو خريجًا، وأيًا كان وضعك الاجتماعي والمهني فأنت بحاجة لتخطيط يومك وتحديد مهامك، والأهم هو أن تجعل من كل ساعة في يومك إضافة جديدة لمهامك، وإشباع لرغباتك واحتياجاتك سواء الحسية أو الجسدية، فالوقت لا يمكن إيقافه، ولكن يمكن إدارته وتنظيمه، ومن أهم فوائد إدارة الوقت:

  • إنجاز المهام المحددة: كيفية إدارة الوقت منذ البداية وفقًا للمهام المطلوبة منك ستساعدك على الإنجاز بأقل مجهود دون ضغط.
  • التخلص من الضغط النفسي: ترك المهام اليومية دون تنظيم ستجعلك في حالة نفسية مضطربة على عكس توزيعها على مدار اليوم والشعور بالراحة النفسية.
  • جودة الأداء: تنظيم الوقت يعني إعطاء كل شيءٍ حقه في الجدول اليومي، وهو ما يزيد من تحسين الأداء وزيادة الجودة بما يتناسب مع الكم.
  • وقت فراغ أكثر: إدارة الوقت سيجعلك أكثر قدرة على الإنجاز، وهو ما يساعدك على ممارسة هواياتك الشخصية والأنشطة الرياضية المفضلة لديك.
  • تحقيق النجاح: سواء على مستوى الوظيفة وتحقيق التطور الوظيفي الذي تطمح له، أو على المستوى الدراسي والشخصي.
  • زيادة الثقة بالذات: اكتسابك لاحترام الآخرين وقدرتك على تحقيق ما يسند لك من مهام، سيجعلك أكثر تقديرًا لنفسك، وتكتسب سمعة طيبة.

كيفية إدارة الوقت بفاعلية

أساليب إدارة الوقت وطرق تنظيمه منهج أساسي في برامج التنمية البشرية التي تستهدف زيادة مساعدة الأشخاص على إدارة أوقاتهم لتحقيق الفوائد السابقة، ولكن ليس الجميع على قدرٍ واحدٍ من القدرات الشخصية التي تمكنهم من إنجاز المسؤوليات بأسلوب أو طريقة واحدة، لذا عليك أن تختار ما يناسبك من طرق وأساليب لإدارة وقتك بما يتناسب مع قدراتك وظروفك، ومن أهم أساليب إدارة الوقت ما يلي:

حدد هدفك

حياة بدون هدف تعني حياة فارغة مهما ظهر الشخص منشغلًا؛ من الممكن أن يمر وقتك في مهام مختلفة ولكن بدون هدف محدد، وهو ما يعني عدم القدرة على تحقيق ما تطمح له، لذا صارح نفسك بما تريد، وابدأ في تخطيط وقتك لتحقيق أهدافك، فحينما تقول أريد …، يعني ذلك الوصول إلى هذا الهدف بخطوات محددة في أوقات محددة، ومن المهم لإدارة الوقت أن تكون هذه الأهداف واضحة ويمكن تحقيقها وقابلة للقياس، وأيضًا مرتبطة بوقت محدد، وتناسب قدراتك ومهاراتك.

نظم أولوياتك

حياتنا مجموعة من الأهداف سواء قصيرة أو طويلة المدى، منها ما يمكن تأجيله، ومنها ما يجب إنجازه في أقرب وقت، لذا من المهم عند إدارة الوقت وتنظيمه أن تجعل أولوياتك على رأس قائمة المهام، بحيث تحقق كل هدف في وقته الصحيح دون تأخير أو عجلة؛ لتفادي تأجيلها أو تقديم غير المهم على الأهم، فمثلًا إذا كنت طالبًا، لا يمكنك أن تدرس مادة يمكن تأجيلها وتترك المادة التي ستختبر فيها غدًا أو بعد أيام.

حلل مهامك

وفقًا للخطوة الأولى وهي تحديد أهدافك؛ تستطيع تحليل مهامك ومعرفة الخطوة القادمة منك، هل يمكن إنجازها في الوقت المحدد؟ هل يمكن تأجيلها؟ هل يمكن إنجاز مهام أخرى معها؟، وتحليل المهام يعني معرفة مدى صعوبة كل مهمة والطرق الأكثر سرعة وسهولة في تحقيقها، وبالتالي تنظيم الوقت بما يناسبها.

راقب وقتك

تتبع الوقت واحدة من طرق إدارة الوقت التي توضح لك بدقة أين يضيع وقتك، وما هي الأنشطة الأكثر استهلاكًا له، فقد يكون معظم وقتك على مواقع التواصل الاجتماعي، أو في القراءة أو في ممارسة الرياضة، أو النوم، أو غيره، لذا مراقبة الوقت تساعدك على عدم تخطي الوقت المتاح لكل مهمة في حياتك، وبالتالي حمايتك من إهداره.

من الأفضل أن يكون لك جدول مكتوب بمهامك اليومية والوقت المحدد لكل مهمة، بحيث تعرف كيف يمر يومك، وهل تحقق ما خططت له، بما يسمح لك بالتدخل إذا لاحظت تضييع الوقت دون إنجاز المطلوب منك.

اقرأ أيضاً: أهمية إدارة الوقت في حياتنا وطرق استثماره

استعن بالوسائط الحديثة

التكنولوجيا الآن باتت مرافقة لكلٍ منًا، ولكن اختلاف أثرها باختلاف الهدف من استخدامها، فكم من الملايين يستخدمونها للترفيه أو الاطلاع على الأخبار، أو للتواصل مع الآخرين، لكن القليل منهم يدركون الفائدة الكبيرة من برامج الهواتف الذكية والتطبيقات الحديثة التي تساعد على جدولة المهام وتنظيم الوقت، حيث يمكن معرفة مواعيد المهام وأوقات الاجتماعات والمدة المحددة لكل مهمة، وهو جزء مهم في كيفية إدارة الوقت بفاعلية لا يجب التغافل عنه.

حلل شخصيتك

هنا النقطة الفاصلة التي تميز بينك وبين غيرك، فأنت لست كالآخرين، لذا من المهم أن تفهم نفسك لتعرف ما يناسبك، فقد تكون شخصية محبة للهدوء يناسبك العمل بعيدًا عن المحيطين بك، أو المذاكرة في أوقات الليل، وقد تكون شخصية بمهارات تواصل اجتماعي أقل من صديقك، قد تكون شخص قادر على إنجاز قدر كبير من المهام في وقت قصير، وقد تكون ممن يحتاجون إلى وقتٍ كافٍ لإنجاز أعمال بجودة عالية.

تجنب المشتتات

مهارة الفصل بين العمل والترفيه هامة وتحتاج إلى تدريب لإتقانها؛ مع تعدد المُلهيات أثناء أوقات القيام بالواجبات والمسؤوليات تجعلك تواجه صعوبة في التخلص من تأثيرها، مثل الإنترنت ووسائط الألعاب والتلفاز والتجمعات العائلية وغيرها، لذا من المهم أن تبتعد عن هذه المشتتات بقدر الاستطاعة، ويمكن عمل وقت في جدولك الزمني لها في أوقات الراحة مثلًا.

كيفية إدارة الوقت في منهج التنمية البشرية

تطلبت الحاجة لرفع كفاءة العاملين بالمؤسسات المختلفة لإنجاز مهام ومسؤوليات أكثر بجودة أعلى وضع طرق منهجية حديثة لخبراء التنمية البشرية تساعد الشخص على تنظيم الوقت بفاعلية، والاستفادة من كل ساعة في يومه سواء الطالب أو الموظف أو الزوج أو الأم في بيتها، فكلًا منهم بحاجة إلى معرفة كيفية إدارة الوقت وتنظيمه للشعور بالرضا عن نفسه، وقدرته على أداء مسؤولياته دون الشعور بتأنيب الضمير أو الضغط النفسي.

وبناءً على خبراء التنمية البشرية تم وضع مجموعة من أساليب إدارة الوقت، منها:

أسلوب بومودورو (Pomodoro)

أسس هذه الطريقة فرانسيس كريلو وهو رجل أعمال إيطالي، بومودورو تعني حبة الطماطم بالإيطالية، خصص كريلو وقته لوضع خبراته العملية في طريقة مختصرة لتنظيم وإدارة الوقت؛ جعلت من طريقته منهج قوي لمساعدة الآخرين على كيفية إدارة الوقت، وهو ما شجعه على تأسيس شركة متخصصة لتأهيل وتدريب الموظفين من أجل تحقيق الكفاءة الانتاجية.

تساعد هذه الطريقة على تسخير عقلك على مهمة محددة في جلسة متواصلة لمدة 25 دقيقة، ثم الراحة من أجل استعادة الحيوية والنشاط للعمل مرة أخرى بكفاءة وجودة أعلى، وبالتالي يمكنك إنجاز مذاكرة كم كبير أو إنجاز مهام مشروع  ضخم بخطوات بسيطة دون التعرض لضغط العمل، مع التخلص من الكسل الذي يعيق الإنجاز.

أسس طريقة بومودورو 

  • تقسيم وقتك إلى فترات عمل أو جلسات، مدة كل فترة 25 دقيقة.
  • ارسم عدد من حبات الطماطم على شكل دوائر في ورقة كبيرة.
  • حدد 25 دقيقة لكل مهمة، ومع إنجاز كل مهمة ضع علامة في واحدة من الدوائر.
  • توقف للراحة لمدة 5 دقائق، ثم عد للعمل مرة أخرى.
  • كرر هذا الأمر حسب حاجتك لإنجاز مهام، وحسب قدرتك على العمل.

أسلوب Eat The Frog

أو طريقة “تخلص من الأصعب في البداية”، تعتمد هذه الطريقة على إنجاز الجزء الأصعب من المهام المطلوبة منك في بداية العمل أو بداية اليوم أو بداية خطة التنفيذ لكي تشعر بالراحة وعدم التوتر فيما بعد، تم وضع خطوات هذه الطريقة على يد خبير التنمية البشرية وتطوير الذات “بريان تريسي” Brian Tracy، اقتبس فكرة هذه الطريقة من إجبار الشخص على أكل ضفدع، فماذا سيفعل؟ ستكون الخطوة الأولى هو أكل الضفدع ثم في الخطوات التالية التخلص من طعمها بأكل أشياء أخرى لينسى تجربة أكلها، هكذا هو الحال لمساعدة الشخص على كيفية إدارة الوقت بفاعلية لإنجاز المهام المطلوبة منه.

طريقة Eat The Frog ميزتها الأقوى هو تخلصك من الضغط النفسي المرتبط بالجزء الأصعب في المشروع المنوط بك؛ فإذا كنت طالبًا تخلص أولًا من الجزء الأصعب في المنهج، أو راجعه أولًا ثم ابدأ في الأجزاء الأخرى، ولكن في نفس الوقت قد يكون الالتزام بهذه الطريقة دافع للكسل والتأجيل، بسبب اعتمادها على تنفيذ الجزء الأصعب في البداية.

أسلوب كانبان Kanban

طريقة Kanban هي الطريقة المعتمدة في عدد كبير من تطبيقات إدارة وتنظيم الوقت الحديثة مثل تطبيق تريلو Trello، طور هذا الأسلوب مهندس ياباني يدعى “ايتاشي أوهونو”، واستهدف من خلالها عدد كبير من العاملين والموظفين في الشركة التي يعمل بها من أجل زيادة إنتاجيتهم وتحقيق أهداف أكبر، وبالفعل زادت إنتاجية الشركة وذاع صيت هذا الأسلوب بين الكثير من الشركات في اليابان والعالم.

تتميز طريقة kanban بأنها تحدد لك المهام والواجبات المطلوبة بدقة، وتكون أمام عينيك طوال الوقت، كما أنك تقَيم نفسك أولًا بأول وتقَيم كيفية إدارة الوقت لديك، كما يمكنك من خلالها تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات وأجزاء صغيرة تستطيع إنجازها دون صعوبة.

خطوات أسلوب كانبان

  • حدد أهدافك أولًا وقسمها إلى مهام أو جلسات، ثم أحضر سبورة بيضاء أو ورقة كبيرة بيضاء، ثم قسم السبورة أو الورقة إلى ثلاثة أعمدة، الأول (Ideas)، الثاني (Doing)، الثالث (Done).
  • احضر أوراق ملونة للملاحظات sticky notes.
  • اكتب المهام المطلوبة منك أو الأهداف التي ترغب في تحقيقها في أوراق الملاحظات ثم الصقها في العمود الأول (Ideas).
  • عند البدء في تنفيذ مهمة من هذه المهام انقل الورقة الخاصة بها في العمود الثاني (Doing) ، وبعد الانتهاء منها انقلها إلى العمود الثالث (Done)، وهكذا في جميع المهام أو الأهداف التي حددتها مسبقًا المطلوبة منك.
  • يمكنك الاستفادة القصوى من هذه الطريقة بتحديد وقت لإنجاز كل مهمة عند البدء بها.

أسلوب Time Blocking

طريقة وقف أو تثبيت الوقت، تعني هذه الطريقة أن تركز انتباهك ومجهودك لإنجاز مهمة واحدة دون تشتيت الانتباه على أي مهام أخرى أو أي ملهيات قد تؤثر على إنجاز المهمة في وقتها المحدد، الأمر له علاقة أكثر بالمشروعات التي تحتاج إلى تركيز مضاعف في أوقات محددة، ساعد على  انتشار هذه الطريقة تطبيق رجل الأعمال إيلون ماسك لها وترويجه لفاعليتها كواحدة من طرق إدارة الوقت عالية الكفاءة.

تتميز طريقة kanban بأنها تحدد لك المهام والواجبات المطلوبة منك بدقة، وتكون أمام عينيك طوال الوقت، كما أنك تقيم نفسك أولًا بأول وتقيم كيفية إدارة الوقت لديك، كما يمكنك من خلالها تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات وأجزاء صغيرة تستطيع إنجازها دون صعوبة.

خطوات Time Blocking

  • من خطوات إدارة الوقت بهذا الأسلوب؛ تحديد المهام المطلوبة منك على مدار اليوم أو مدار الأسبوع.
  • تقسيم المشروع الكبير أو مذاكرة مادة كاملة لأجزاء ومهام صغيرة.
  • عمل جدول زمني لليوم أو للأسبوع بحيث يتم تحديد ساعات محددة لكل مهمة، بمعنى أن يكون لكل مهمة ساعتين أو ثلاث على مدار اليوم، أو على مدار الأسبوع أو الشهر، وتحديد أوقات الفراغ المناسبة لك.

خطوات فعالة لتنظيم الوقت

إدارة الوقت تساوي نجاحك في تحقيق ما تريد، فترك الأمور لوقتها لا ينتج عنه سوى العشوائية في الإنجاز وضعف الأداء وتدني الكفاءة والجودة، لذا أصبحت دورات كيفية إدارة الوقت بفاعلية من أهم المناهج التي تحرص عليها إدارات التنمية البشرية أو أقسام HR في الشركات للعاملين بها، وتوجد مجموعة من خطوات إدارة الوقت التي تساعدك على الاستفادة من وقتك وتنظيمه منها:

حدد خطتك لإنجاز المهام

أيًا كانت الطريقة المتبعة لتخطيط وقتك، احرص دومًا أن تضع جدول زمني وخطة محددة لكل مهمة مطلوبة منك، وضح فيها أهدافك القريبة والبعيدة، ولكل مهمة حدد الخطوات المطلوبة لها، ومن المفيد تحديد أولوياتك وما هو عاجل.

ادخل بمهامك حيز التنفيذ

التسويف هو الخطر الأكبر والسبب الأول لضياع الوقت، لذا إذا كنت نويت تنفيذ مشروع معين أو إنجاز مذاكرة فصل أو مادة معينة عليك البدء فورًا، بمعنى لا تقل سأبدأ غدًا أو الأسبوع القادم، بل ابدأ على الفور وهنا تكمن نقطة الانطلاق التي تشجعك على الاستمرار والإنجاز في الوقت المحدد.

نَظم مكان العمل

تنظيم المكان وتوافر احتياجاتك به عامل أساسي من عوامل إدارة الوقت، فمثلًا غرفة المذاكرة لابد أن تكون مريحة تضم مكتب مجهز ومنظم ومقعد مريح وإضاءة مناسبة، وأيضًا غرفة العمل المزودة بكل ما تحتاجه أثناء العمل تساعدك على الإنجاز، فهناك أمور بسيطة تجعل معدل إنتاجك أعلى دون أن تشعر مثل رائحة عطر معين أو نوع موسيقى أو نوع إضاءة وهكذا.

تعلم قول “لا”

القدرة على التعبير عن الرفض تعني قدرتك على تحديد المطلوب منك ورفض كل ما يشتت انتباهك أو مجهودك عن الإنجاز، فقد تأتيك دعوة لحفل أو لقاء عائلي، أو شخص يطلب منك المساعدة في إنجاز أمر ما، عليك أن تتعلم أن ترفض وقت الحاجة للرفض، لأنك بحاجة للوقت والمجهود من أجل تحقيق مهامك وفقًا للوقت المحدد.

اقرأ أيضاً: أفضل تمارين تطوير الذات

حلل النتائج باستمرار

لا يعني التزامك بخطوات محددة أو قراءتك لنصائح عن كيفية إدارة الوقت وتنظيمه ألا تقيم نتائجك، عليك أن تحدد أين وصلت، والكم الذي حققته، وهل تحتاج إلى تعديل ما على خطتك أو أهدافك أو جدولك الزمني؛ تقييم النتائج يوصل لك الصورة كاملة عن مسارك والنتائج المحققة والمرتقبة.

أخيرًا ليس الجميع قادر على الالتزام بنصائح وأساليب إدارة الوقت، فكم من شخص وضع جدوله الزمني لإنجاز المهام المطلوبة منه ولم يستطع الاستمرار ليعود إلى نقطة الصفر، الأمر يتعلق بك أنت، وبقدرتك على تطوير ذاتك وتحفيزها على الإنتاج وتحقيق المطلوب، لذا معرفة كيفية إدارة الوقت بفاعلية جزء لا ينفصل عن تطويرك لذاتك ومهاراتك.

السابق
كيف تكون قائد فريق عمل ناجح
التالي
كيفية التخطيط للمستقبل